Jak sprawdzić przewoźnika przed zleceniem w sześciu krokach

Krok 1. NIP i wpis w rejestrze

Zacznij od numeru NIP. Każda firma transportowa w Polsce ma wpis w publicznym rejestrze: jednoosobowa działalność i spółki cywilne w CEIDG, spółki handlowe w Krajowym Rejestrze Sądowym. Oba rejestry są dostępne bezpłatnie przez internet.

• Sprawdź, czy nazwa, adres i NIP z rejestru zgadzają się z danymi na zleceniu i w stopce e-maila.
• Zwróć uwagę na datę rozpoczęcia działalności. Firma założona kilka dni temu nie jest z definicji podejrzana, ale wymaga większej ostrożności.
• Sprawdź, czy działalność nie jest zawieszona ani wykreślona.
• W KRS zobacz, kto reprezentuje spółkę i czy osoba, z którą rozmawiasz, ma z nią związek.

Krok 2. Biała lista podatników VAT

Wykaz podatników VAT prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową, zwany białą listą, pokazuje status VAT firmy i numery jej rachunków bankowych. Sprawdzenie zajmuje minutę, a ma dwa skutki. Po pierwsze potwierdzasz, że firma jest czynnym podatnikiem VAT. Po drugie sprawdzasz, czy rachunek z faktury należy do tej firmy. Jeśli płacisz fakturę powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu, ryzykujesz, że nie zaliczysz wydatku do kosztów podatkowych i odpowiesz solidarnie za VAT kontrahenta, chyba że w ustawowym terminie złożysz zawiadomienie do urzędu skarbowego.

Krok 3. Licencja na przewóz rzeczy

Przewoźnik wykonujący krajowy transport drogowy rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t potrzebuje licencji na wykonywanie transportu drogowego. W transporcie międzynarodowym potrzebna jest licencja wspólnotowa, a od 21 maja 2022 obowiązuje ona także przewoźników jeżdżących za granicę pojazdami powyżej 2,5 t DMC. Poproś o kopię licencji albo wypisu i sprawdź, czy dane firmy się zgadzają. Licencja jest wydawana na firmę, a nie na kierowcę.

Krok 4. Polisa OCP przewoźnika

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika, czyli OCP, pokrywa szkody w przewożonym towarze, za które przewoźnik odpowiada na podstawie prawa przewozowego albo konwencji CMR. W ruchu krajowym OCP nie jest obowiązkowe z mocy prawa, ale w praktyce większość zleceniodawców go wymaga i słusznie. Bez polisy odszkodowanie za zniszczony towar musiałby zapłacić przewoźnik z własnego majątku, a mała firma często nie jest w stanie tego zrobić.

Na co patrzeć w polisie

• Okres ubezpieczenia: czy polisa jest ważna w dniu przewozu.
• Suma gwarancyjna: czy pokrywa wartość Twojego towaru.
• Zakres terytorialny: kraj, UE, konkretne państwa.
• Wyłączenia: towary wyłączone z ochrony, na przykład elektronika, alkohol, papierosy, towary chłodnicze bez rejestru temperatury.
• Warunki dodatkowe: wymóg parkingów strzeżonych, zakaz pozostawiania auta bez nadzoru, wymogi dla podwykonawców.
• Pojazdy: czy polisa obejmuje auto, które przyjedzie po towar.

Poproś o polisę wraz z ogólnymi warunkami ubezpieczenia, a nie tylko o jednostronicowe potwierdzenie.

Krok 5. Kontakt i sposób działania

Rejestry mówią, że firma istnieje. Nie mówią, że rozmawiasz z tą firmą. Najczęstsze oszustwo w transporcie to podszycie się pod prawdziwego przewoźnika: ktoś używa cudzego NIP-u i licencji, a towar znika po załadunku. Dlatego sprawdź kanał kontaktu.

• Czy adres e-mail jest w domenie firmy, a nie w darmowej poczcie z nazwą przypominającą firmową.
• Czy numer telefonu zgadza się z tym na stronie firmy albo w rejestrze.
• Zadzwoń na numer z niezależnego źródła i potwierdź, że firma rzeczywiście przyjęła Twoje zlecenie.
• Poproś o numery rejestracyjne auta i naczepy oraz dane kierowcy przed załadunkiem, a na miejscu je sprawdź.

Krok 6. Zlecenie na piśmie

Każdy przewóz powinien mieć zlecenie na piśmie, przyjęte przez przewoźnika przed załadunkiem. Zlecenie wysłane e-mailem i potwierdzone zwrotnie wystarcza w praktyce jako dowód. Zlecenie zawiera dane stron, trasę, towar, terminy, stawkę, termin płatności, wymagania dotyczące auta i zasady przekazywania dokumentów. W przewozie międzynarodowym wystawia się list przewozowy CMR.

Sygnały, że coś jest nie tak

Zatrzymaj zlecenie i sprawdź dokładniej, gdy widzisz jeden z tych sygnałów.

• Przewoźnik proponuje stawkę wyraźnie niższą od rynkowej, byle tylko dostać ładunek.
• Dane w e-mailu różnią się od danych w rejestrze, na przykład inny adres albo inny numer konta.
• Prośba o zmianę rachunku do płatności tuż przed wystawieniem faktury.
• Auto, które przyjechało, ma inne numery rejestracyjne niż podane.
• Kierowca nie zna nazwy firmy, dla której jedzie.
• Przewoźnik bez pytania przekazuje zlecenie dalej innemu podwykonawcy.

Podwykonawcy

Jeśli przewoźnik chce przekazać ładunek dalej, powinien mieć na to Twoją zgodę. W zleceniu warto wpisać zakaz dalszego przekazywania bez pisemnej zgody i obowiązek podania danych podwykonawcy. Każdego podwykonawcę sprawdzasz tak samo: rejestr, biała lista, licencja, OCP.

Sprawdzenie przewoźnika w 10 minut

• NIP, nazwa i adres zgodne w CEIDG albo KRS.
• Status czynnego podatnika VAT i rachunek na białej liście.
• Licencja właściwa dla masy pojazdu i rodzaju przewozu.
• Polisa OCP ważna w dniu przewozu, z odpowiednią sumą i zakresem.
• Kontakt potwierdzony przez niezależny numer.
• Numery rejestracyjne i dane kierowcy przed załadunkiem.
• Zlecenie na piśmie przyjęte przez przewoźnika.

Zapisz, co sprawdziłeś

Zachowaj zrzuty ekranu z rejestrów i białej listy z datą sprawdzenia oraz kopie dokumentów. Przy sporze albo kontroli podatkowej to Twój dowód należytej staranności.

Jak ułatwić sprawdzenie własnej firmy

Weryfikacja działa w obie strony. Przewoźnik, którego łatwo sprawdzić, dostaje zlecenia szybciej, bo nadawca nie musi prosić o każdy dokument osobno. Kilka prostych kroków skraca ten czas do minimum.

• Używaj adresu e-mail w domenie firmy i jednego numeru telefonu, tego samego na stronie, w stopce i w profilu na giełdzie.
• Trzymaj aktualny skan polisy OCP z ogólnymi warunkami i kopię licencji, gotowe do wysłania.
• Upewnij się, że rachunek na fakturze jest zgłoszony na białej liście.
• Uzupełnij profil firmy: zakres przewozów, typy pojazdów, obsługiwane regiony.

Sprawdzaj także zleceniodawcę

Te same rejestry pomagają przewoźnikowi ocenić nadawcę albo spedycję, zanim przyjmie ładunek. NIP w CEIDG albo KRS, status na białej liście i zgodność danych kontaktowych z danymi w rejestrze to podstawa. Jeśli zleceniodawca prosi o wydanie towaru pod innym adresem niż w zleceniu albo zmienia odbiorcę w trakcie kursu, potwierdź to telefonicznie pod numerem z niezależnego źródła. Oszustwa związane z przejęciem ładunku zaczynają się często właśnie od drobnej zmiany adresu rozładunku przekazanej w ostatniej chwili.