Zlecenie przewozowe, które nie zostawia miejsca na spór

Większość sporów w transporcie nie wynika ze złej woli, tylko z tego, czego nie zapisano. Nadawca był pewny, że rozładunek jest do 14:00, przewoźnik był pewny, że do końca dnia. Jeden liczył na windę w aucie, drugi przysłał plandekę bez windy. Dobrze napisane zlecenie przewozowe zamyka te pytania, zanim auto wyjedzie. Poniżej opisujemy, co powinno się w nim znaleźć, jak ma się do listu przewozowego CMR i o czym pamiętać przy terminach płatności i karach umownych.

Umowa przewozu w skrócie

Zlecenie przewozowe to w praktyce oferta zawarcia umowy przewozu, a jego przyjęcie przez przewoźnika zawiera umowę. W ruchu krajowym umowę przewozu regulują ustawa Prawo przewozowe i przepisy Kodeksu cywilnego. W przewozie międzynarodowym drogowym, gdy miejsce załadunku i rozładunku leżą w różnych państwach, a co najmniej jedno z nich stosuje konwencję, obowiązuje konwencja CMR. Obie regulacje określają między innymi odpowiedzialność przewoźnika za utratę, uszkodzenie i opóźnienie oraz jej granice, a także terminy na reklamacje i przedawnienie roszczeń.

Zlecenie a list przewozowy

Zlecenie to umowa między zleceniodawcą a przewoźnikiem: stawka, terminy, warunki. List przewozowy to dokument, który jedzie z towarem i potwierdza jego przyjęcie i wydanie. W przewozie międzynarodowym wystawia się list przewozowy CMR w kilku egzemplarzach, podpisywanych przez nadawcę, przewoźnika i odbiorcę. W ruchu krajowym list przewozowy także jest przewidziany przepisami, a w praktyce często używa się tego samego formularza. Zlecenie nie zastępuje listu, a list nie zastępuje zlecenia.

Strony i kontakt

Pełna nazwa, adres i NIP zleceniodawcy oraz przewoźnika, zgodne z rejestrem.
Osoba kontaktowa po obu stronach, z telefonem i e-mailem.
Numer zlecenia, do którego przewoźnik odwoła się na fakturze.

Trasa i terminy

Adres załadunku i rozładunku, z nazwą firmy, numerem rampy albo bramy, jeśli jest.
Data i przedział godzin załadunku i rozładunku, zapisany jako konkretne godziny, a nie „rano” czy „do południa”.
Punkty pośrednie przy rozładunku wielopunktowym i ich kolejność.
Numer awizacji albo referencja, którą kierowca podaje na bramie.

Towar

Rodzaj towaru, waga brutto, liczba i rodzaj palet albo opakowań, wymiary.
Czy towar jest piętrowalny.
Wymagania szczególne: temperatura w chłodni, towar niebezpieczny ADR z klasą i numerem UN, wrażliwość na wilgoć.
Wartość towaru, jeśli przekracza typowe limity odpowiedzialności albo sumę polisy OCP.

Pojazd i wyposażenie

Typ pojazdu i zabudowy: bus, solówka, plandeka, chłodnia, wywrotka, laweta.
Wymagane wyposażenie: winda, pasy, belki rozporowe, maty antypoślizgowe, rejestrator temperatury.
Kto odpowiada za załadunek i rozmieszczenie towaru, a kto za mocowanie.

Stawka i płatność

Stawka netto, waluta i to, czy obejmuje opłaty drogowe.
Dopłaty: za dodatkowy punkt rozładunku, za postój ponad ustalony czas, za dodatkowe kilometry.
Termin płatności liczony od konkretnego zdarzenia, na przykład od dnia otrzymania faktury z kompletem dokumentów.
Jakie dokumenty i w jakiej formie przewoźnik przesyła: skan podpisanego CMR, oryginały pocztą, potwierdzenie dostawy.

Czas na załadunek i rozładunek

Postój pod rampą to jeden z najczęstszych tematów sporu. Zapisz, ile godzin załadunku i rozładunku jest wliczonych w stawkę i ile kosztuje każda kolejna godzina albo doba postoju. Ustal, od kiedy liczy się czas: od godziny awizacji, od przyjazdu kierowcy na bramę, od podstawienia pod rampę.

Opóźnienie i zmiana terminu

Wpisz, jak strony informują się o opóźnieniu i do kiedy zleceniodawca może odwołać albo przesunąć kurs bez kosztów. Odwołanie zlecenia, gdy auto już jedzie do załadunku, powinno mieć ustaloną opłatę za pusty dojazd.

Kary umowne ogólnie

Kara umowna to z góry ustalona kwota za konkretne naruszenie, na przykład za niepodstawienie auta w terminie albo za przekazanie ładunku podwykonawcy bez zgody. Kilka zasad, które pomagają uniknąć sporu o samą karę:

Kara dotyczy konkretnego, opisanego zdarzenia, a nie ogólnie „niewykonania zlecenia”.
Wysokość jest proporcjonalna do wartości kursu. Rażąco wygórowaną karę sąd może obniżyć.
Kary powinny działać w obie strony: za nieterminowe podstawienie auta i za przetrzymanie auta pod rampą.
Przy przewozach objętych przepisami o odpowiedzialności przewoźnika nie da się umową obejść wszystkich ustawowych zasad, zwłaszcza w konwencji CMR, która nie pozwala na postanowienia sprzeczne z jej przepisami.

Terminy płatności i odsetki

Między firmami termin płatności co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni, chyba że strony wyraźnie uzgodnią dłuższy i nie jest on rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Po terminie przewoźnikowi przysługują odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności, której wysokość zależy od kwoty faktury i wynosi od 40 do 100 euro. Warto wpisać w zleceniu termin i dokładną datę, od której się liczy, bo to ona jest najczęściej przedmiotem sporu.

Czego brakuje w zleceniach

Brak w zleceniu	Skutek w praktyce
Godziny zamiast przedziału „do końca dnia”	Spór o spóźnienie i o postój
Waga i liczba palet	Za małe auto albo przeciążenie
Wymaganie windy	Brak możliwości rozładunku bez rampy
Zasady postoju	Brak podstawy do dopłaty za czekanie
Warunek dokumentów do płatności	Spór o termin zapłaty faktury
Zakaz przekazania podwykonawcy	Towar jedzie z firmą, której nikt nie sprawdził

Zlecenie przyjęte, zanim auto wyjedzie

Zlecenie wiąże dopiero wtedy, gdy przewoźnik je przyjmie. Poproś o zwrotne potwierdzenie e-mailem albo w systemie, zanim auto wyjedzie. Rozmowa telefoniczna bez potwierdzenia na piśmie jest trudna do udowodnienia.

Zlecenie przewozowe w 12 punktach

Dane stron zgodne z rejestrem i numer zlecenia.
Adresy i konkretne godziny załadunku i rozładunku.
Towar: rodzaj, waga, palety, wymiary, piętrowanie.
Wymagania szczególne: ADR, temperatura, winda.
Typ pojazdu i wyposażenie.
Stawka netto, waluta, co obejmuje.
Dopłaty za postój, punkty i kilometry.
Termin płatności i od czego się liczy.
Wymagane dokumenty, w tym CMR.
Zasady odwołania i zmiany terminu.
Kary umowne w obie strony.
Zgoda albo zakaz dla podwykonawców i wymagane OCP.

Szkoda, reklamacja, dokumenty

Nawet najlepsze zlecenie nie wyklucza szkody. Liczy się to, co dzieje się w chwili odbioru towaru. Odbiorca powinien sprawdzić przesyłkę przy kierowcy, a widoczne uszkodzenia opisać w liście przewozowym albo w protokole, z podpisem kierowcy. Ubytki i uszkodzenia niewidoczne przy odbiorze zgłasza się przewoźnikowi niezwłocznie, w terminach wskazanych w prawie przewozowym albo w konwencji CMR, a same roszczenia mają ograniczony czas na dochodzenie. Warto więc wpisać w zleceniu, kto po stronie nadawcy i odbiorcy przyjmuje zgłoszenia i w jakiej formie.

Zdjęcia towaru i zabezpieczenia przy załadunku i rozładunku.
Opis uszkodzeń w liście przewozowym, z podpisem kierowcy.
Pisemne zgłoszenie do przewoźnika z numerem zlecenia i wyliczeniem szkody.
Kopia polisy OCP przewoźnika w dokumentach zlecenia.

Archiwum zleceń

Zlecenia, listy przewozowe i korespondencję przechowuj razem, przypisane do numeru zlecenia. Przy sporze o płatność albo szkodę po kilku miesiącach cały dowód jest w jednym miejscu, a nie w skrzynkach kilku osób.