Stałe zlecenia transportowe od nadawców i jak o nie rozmawiać
Przewoźnik, który co tydzień zaczyna od pustego kalendarza, żyje od giełdy do giełdy. Stałe zlecenia transportowe zmieniają ten rytm: znasz trasy, terminy i stawki na kilka miesięcy do przodu, możesz planować flotę i spokojniej rozmawiać z bankiem albo leasingodawcą. Poniżej opisujemy, skąd brać stałe zlecenia, jak przygotować się do rozmowy z nadawcą i co powinna zawierać umowa ramowa.
Stały kurs, stała trasa, uzgodnione warunki
Stałe zlecenie to powtarzający się przewóz na tej samej albo podobnej trasie, w uzgodnionym rytmie: codziennie, kilka razy w tygodniu, w konkretny dzień. Warunki, czyli stawkę, terminy, wymagania co do auta i zasady płatności, ustala się raz, na dłuższy okres, a pojedyncze kursy są już tylko potwierdzeniem terminu. Dla nadawcy to pewność, że towar pojedzie. Dla przewoźnika to przewidywalny przychód i mniej pustych kilometrów.
Dlaczego to się opłaca obu stronom
- Nadawca nie szuka co tydzień nowego przewoźnika i nie tłumaczy od nowa, gdzie jest rampa i kto podpisuje dokumenty.
- Przewoźnik zna miejsce załadunku, godziny pracy magazynu i specyfikę towaru, więc kurs trwa krócej.
- Obie strony mogą zaplanować powrót, bo trasa się powtarza.
- Łatwiej zbudować zaufanie, a z nim lepsze terminy płatności.
Giełda jako punkt wejścia
Wiele stałych współprac zaczyna się od jednego ładunku z giełdy. Nadawca wystawia zlecenie, Ty je wykonujesz dobrze i na czas, a po kilku kursach sam pyta, czy możesz jeździć regularnie. Warto to przyspieszyć: po udanym kursie zapytaj wprost, jak często ten towar jedzie i czy nadawca szuka stałego przewoźnika na tę trasę.
Nadawcy w miejscach rozładunku
Jeśli regularnie rozładowujesz się w tym samym mieście, rozejrzyj się po okolicy. Hurtownie, producenci i centra dystrybucyjne w strefach przemysłowych często wysyłają towar w Twoją stronę. Stałe zlecenie na powrót to najlepszy możliwy powrót, bo nie musisz go szukać co tydzień.
Branże, które wysyłają regularnie
Stałe przewozy mają zwykle firmy, które produkują albo sprzedają w rytmie tygodniowym.
- Hurtownie budowlane i spożywcze zaopatrujące sklepy w regionie.
- Producenci mebli, opakowań i materiałów, którzy dowożą towar do magazynów odbiorców.
- Sklepy internetowe przewożące towar między magazynami.
- Firmy serwisowe rozwożące części do oddziałów.
- Zakłady produkcyjne odbierające surowiec od dostawców.
Polecenia i sieć przewoźników
Inni przewoźnicy to też źródło. Firma z nadmiarem stałych zleceń, która nie ma wolnego auta, chętnie przekaże część kursów sprawdzonemu podwykonawcy. Dbaj o opinię wśród kolegów z branży tak samo jak wśród nadawców.
Przygotuj się, zanim zadzwonisz
Nadawca, który szuka stałego przewoźnika, pyta o trzy rzeczy: czy pojedziesz zawsze, czy towar dojedzie cały i czy nie będzie problemów z dokumentami. Przygotuj odpowiedzi.
- Dane firmy: NIP, wpis w CEIDG albo KRS, licencję, jeśli jest wymagana dla Twojego auta i rodzaju przewozów.
- Polisa OCP przewoźnika z sumą gwarancyjną dopasowaną do wartości towaru.
- Wymiary, ładowność i wyposażenie aut: winda, pasy, belki rozporowe, rejestrator temperatury w chłodni.
- Plan zastępstwa: co się dzieje, gdy auto się zepsuje albo kierowca zachoruje.
O co pytać nadawcę
Zanim podasz stawkę, dowiedz się wszystkiego o przewozie. Stała stawka policzona na złych danych będzie Cię kosztować przez całą umowę.
- Jak często i w jakie dni jedzie towar, czy wolumen zmienia się sezonowo.
- Waga, liczba palet, sposób pakowania i czy towar jest piętrowalny.
- Godziny pracy magazynów i średni czas załadunku.
- Czy są rozładunki wielopunktowe i ile ich jest.
- Termin płatności i sposób przekazywania dokumentów.
Stawka na dłużej
Stawka na stałe zlecenie może być niższa niż jednorazowa, bo masz pewność kursów i łatwiej planujesz powroty. Nie może być jednak niższa niż Twój koszt kilometra płatnego. Zadbaj o mechanizm zmiany ceny: klauzulę paliwową, która podnosi albo obniża stawkę, gdy cena oleju napędowego zmieni się o ustaloną wartość, albo coroczny przegląd stawek.
Co wpisać do umowy ramowej
Umowa ramowa ustala zasady, a pojedyncze kursy zlecasz w jej ramach krótkim potwierdzeniem. Dobrze napisana chroni obie strony przed sporem.
| Element | Co ustalić |
|---|---|
| Przedmiot | Trasy, rodzaj towaru, typ pojazdu |
| Rytm | Dni kursów, sposób zamawiania, termin potwierdzenia |
| Stawka | Za kurs albo za kilometr, klauzula paliwowa, dopłaty za dodatkowy punkt |
| Postój | Ile godzin załadunku jest w stawce, ile kosztuje każda kolejna |
| Odpowiedzialność | Zasady według prawa przewozowego albo konwencji CMR, wymagane OCP |
| Płatność | Termin, sposób przekazania faktury i dokumentów |
| Wypowiedzenie | Okres wypowiedzenia dla obu stron |
Terminy płatności
W transakcjach między firmami ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych co do zasady ogranicza termin płatności do 60 dni, a dłuższy termin jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy strony wyraźnie go uzgodnią i nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Przy stałych zleceniach warto negocjować krótszy termin, bo przewoźnik finansuje paliwo i wynagrodzenia z góry.
Wyłączność i minimalny wolumen
Jeśli nadawca oczekuje, że zawsze będziesz dostępny, poproś w zamian o gwarancję minimalnej liczby kursów w miesiącu. Bez niej trzymasz auto w gotowości, a ryzyko przestoju ponosisz sam.
Jak nie stracić stałego klienta
Stałe zlecenie łatwo zdobyć jednym dobrym kursem i łatwo stracić jednym złym. Kilka zasad, które pomagają:
- Informuj o opóźnieniu, zanim nadawca zapyta.
- Przekazuj dokumenty szybko i kompletne.
- Niech kierowca zna procedury magazynu i ma kontakt do osoby na miejscu.
- Raz na kwartał porozmawiaj o tym, co działa, a co można poprawić.
Gdy jesteś nadawcą
Nadawca, który ma powtarzający się przewóz, może wystawić go jako stałe zlecenie i zaprosić sprawdzonych przewoźników, zanim ogłoszenie trafi do wszystkich. To skraca szukanie przewoźnika do kilku minut w tygodniu.
Stałe zlecenia a planowanie aut
Każde stałe zlecenie zajmuje auto w określonym rytmie, więc zanim przyjmiesz kolejne, sprawdź, jak wpisuje się w tydzień. Najlepiej działa prosty grafik: auta w wierszach, dni tygodnia w kolumnach, stałe kursy wpisane na stałe, a wolne okna zaznaczone do uzupełnienia ładunkami z giełdy. Dzięki temu widzisz, gdzie auto ma wolny powrót i gdzie da się dołożyć kolejnego stałego klienta bez kupowania nowego pojazdu.
- Nie opieraj całej floty na jednym nadawcy. Utrata jednego klienta nie powinna zatrzymać połowy aut.
- Zostaw zapas na awarie i urlopy kierowców, zanim obiecasz codzienne kursy.
- Sprawdzaj wynik każdej stałej trasy co kwartał: stawka, pusty przebieg, postoje, termin płatności.
- Stałą trasę bez powrotu łącz z ładunkiem powrotnym, zanim uznasz ją za nieopłacalną.
Przykład rachunku stałej trasy
Dla ilustracji: stały kurs dwa razy w tygodniu na 300 km w jedną stronę, stawka 900 zł. Bez powrotu auto przejeżdża 600 km na kurs, czyli 1,50 zł przychodu na każdy kilometr, co dla busa zwykle oznacza stratę. Stały powrót za 600 zł podnosi przychód do 2,50 zł na kilometr. Dlatego szukając stałych zleceń, szukaj ich parami: tam i z powrotem. Jeśli jeździsz busem, zapisz obie trasy na stronie stałe zlecenia transportowe do 3,5t, a powiadomienie przyjdzie o kursach w każdą stronę.